Negli ultimi anni, lo smart working è diventato una modalità di lavoro sempre più diffusa, accelerata anche dall’emergenza sanitaria che ha obbligato molte imprese a riorganizzare le proprie attività. Tuttavia, oltre ai vantaggi in termini di flessibilità e produttività, lo smart working implica specifici obblighi normativi per le aziende che decidono di adottarlo. In questo articolo analizziamo la normativa di riferimento e gli adempimenti richiesti ai datori di lavoro.

Cos’è lo smart working

Lo smart working, o lavoro agile, è disciplinato in Italia dalla Legge n. 81 del 22 maggio 2017, che lo definisce come una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato, caratterizzata dall’assenza di vincoli di orario o di luogo di lavoro, e organizzata per fasi, cicli e obiettivi, attraverso l’utilizzo di strumenti tecnologici.

A differenza del telelavoro, che prevede una postazione fissa al di fuori dei locali aziendali, lo smart working consente al lavoratore di operare in totale autonomia nella scelta del luogo da cui svolgere l’attività lavorativa, nel rispetto degli obiettivi concordati.

Normativa di riferimento

Il quadro normativo principale relativo allo smart working in Italia è rappresentato da:

Legge n. 81/2017 – Introduce il lavoro agile, stabilendo diritti, doveri e modalità di attuazione.
Decreto Legislativo n. 81/2008 – Per quanto riguarda la sicurezza sul lavoro, si applica anche ai lavoratori agili.
Decreto Legge n. 18/2020 (Cura Italia) e successivi provvedimenti emergenziali – Hanno semplificato l’attivazione dello smart working durante la pandemia, introducendo la comunicazione semplificata e la possibilità di ricorrere al lavoro agile senza accordo individuale.
Accordi collettivi – Alcuni Contratti Collettivi Nazionali del Lavoro (CCNL) hanno integrato disposizioni specifiche sullo smart working.

Con la fine dello stato di emergenza sanitaria, dal 1° gennaio 2023 è tornata in vigore la disciplina ordinaria prevista dalla Legge n. 81/2017.

Obblighi per le aziende

Le aziende che intendono attivare il lavoro agile devono rispettare una serie di adempimenti e obblighi normativi:

Stipula di un accordo individuale

L’accordo tra datore di lavoro e dipendente è obbligatorio e deve contenere:

• Durata dell’accordo (a tempo determinato o indeterminato)
  
• Modalità di esecuzione della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali
  
• Tempi di riposo del lavoratore e diritto alla disconnessione
  
• Strumenti utilizzati e misure di sicurezza
  
• Regole di esercizio del potere disciplinare
  
• Previsione delle modalità di controllo dell’attività svolta
  

Comunicazione obbligatoria al Ministero del Lavoro

Il datore di lavoro deve comunicare l’attivazione dello smart working tramite la piattaforma telematica messa a disposizione dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali. Tale comunicazione deve contenere i dati anagrafici del lavoratore, la data di inizio e fine dell’accordo.

Sicurezza sul lavoro

L’azienda ha l’obbligo di garantire la salute e la sicurezza dei lavoratori agili. A tal fine deve:

• Consegnare un’informativa sui rischi generali e specifici connessi alla modalità di lavoro agile
  
• Fornire indicazioni sui comportamenti corretti da adottare, in particolare per l’utilizzo degli strumenti tecnologici
  
• Valutare eventuali rischi derivanti dall’isolamento e favorire un contatto periodico tra lavoratore e azienda
  

Tutela della privacy e dei dati aziendali

Il datore di lavoro deve garantire la riservatezza dei dati trattati dal lavoratore durante lo svolgimento della propria attività. È necessario dotare i dipendenti di strumenti idonei e adottare misure di sicurezza informatiche adeguate.

Diritto alla disconnessione

L’accordo deve prevedere fasce orarie in cui il lavoratore ha il diritto di non essere reperibile, per tutelare il suo tempo libero e il benessere psicofisico.

Sanzioni e responsabilità

In caso di mancato rispetto degli obblighi previsti dalla normativa sullo smart working, l’azienda può incorrere in:

Sanzioni amministrative per la mancata comunicazione al Ministero del Lavoro (da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato)
Responsabilità civile e penale in caso di infortuni sul lavoro non correttamente gestiti
Violazioni in materia di privacy con conseguente responsabilità ai sensi del GDPR

Conclusione

Lo smart working rappresenta un’opportunità per aziende e lavoratori, ma richiede un’attenta gestione normativa e organizzativa. È fondamentale che le imprese rispettino gli obblighi di legge, tutelando i diritti dei dipendenti e garantendo la sicurezza e la riservatezza dei dati trattati. Un corretto approccio allo smart working può portare benefici in termini di produttività, benessere dei lavoratori e competitività aziendale.